Приказ о сдаче документов в архив образец

Приказ о назначении ответственного за архив В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо. Как нужно вести архив Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Частые вопросы Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?

Общие положения 1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области далее - Департамент , имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, политическое и практическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Госархиве. В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в государственный архив в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября года N ФЗ в Департаменте создается архив. В своей работе архив Департамента руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября года N ФЗ, методическими документами Госархива, настоящим Положением, а также иными правовыми актами.

Приказ об организации архива на предприятии

Общие положения 1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области далее - Департамент , имеющие историческое, культурное, научное, экономическое, политическое и практическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Госархиве.

В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов до сдачи их в государственный архив в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября года N ФЗ в Департаменте создается архив. В своей работе архив Департамента руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября года N ФЗ, методическими документами Госархива, настоящим Положением, а также иными правовыми актами.

В целях организации работы архива Департамента приказом Департамента определяется должностное лицо, ответственное за данную работу далее - заведующий архивом. Круг обязанностей заведующего архивом определяется в его должностном регламенте, утверждаемом начальником Департамента.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в Госархив, производится силами и за счет Департамента. За утрату и порчу документов Архивного фонда Пензенской области должностные лица Департамента несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Состав документов архива 2. В архив поступают: - законченные делопроизводством документы постоянного и временного свыше 10 лет срока хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности учреждения, а также непосредственно подчиненных ему организаций и предприятий, если создание архивов в них практически нецелесообразно; - научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.

В состав документов архива могут входить личные фонды выдающихся людей, работавших в Департаменте или в подведомственных ему организациях. Задачи и функции архива 3. Основными задачами архива являются: 3. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. Подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения в Госархив.

Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве учреждения. Функции архива: 3. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с ГСДОУ. Совместно с канцелярией контролирует правильность оформления дел в структурных подразделениях учреждения, принимает участие в составлении номенклатуры дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Организует экспертизу научной и практической ценности документов. Создает и пополняет научно-справочный аппарат на документы, подлежащие передаче на государственное хранение описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т. Участвует в проверке состояния архивов в подведомственных учреждениях. Осуществляет учет документов, хранящихся в подведомственных учреждениях. Передает документы в государственный архив в установленные сроки.

Организует использование документов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам. Права архива 4. Для выполнения указанных выше функций архиву предоставляется право: - контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Департамента; - запрашивать от структурных подразделений Департамента сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций; - привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в Департаменте.

Ответственность заведующего архивом 5. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством. Постоянно действующая экспертная комиссия далее - ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области далее - Департамент.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от ЭК возглавляется одним из заместителей начальника Департамента. Персональный состав ЭК назначается приказом начальника Департамента из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Департамента, представителя делопроизводственной службы. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций. Основные задачи ЭК 2.

Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства, при составлении номенклатуры дел и формировании дел. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению. Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников Департамента консультации и обучение по организации работы с документами. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право: 4. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел, формированию дел делопроизводстве, проведению экспертизы ценности документов, розыску недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочению и оформлению документов.

Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов.

Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей Госархива и сторонних организаций. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Информировать начальника Департамента по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. В установленном порядке представлять Департамент в архивных органах. Организация работы ЭК 5. ЭК Департамента работает в тесном контакте с Госархивом, получает от него организационно-методические указания. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При равенстве голосов решение голос председателя ЭК является решающим в необходимых случаях по согласованию с Госархивом. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Волков заместитель начальника Департамента информационной Татьяна Юрьевна политики и средств массовой информации Пензенской области председатель комиссии 2. Скорых специалист 1-го разряда Дарья Дмитриевна информационно-аналитического отдела Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области секретарь комиссии Члены комиссии: 3. Кочанова старший специалист 1-го разряда отдела Анна Анатольевна организационной работы и учета Департамента информационной политики и средств массовой информации Пензенской области 4.

Сдача документов в архив

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях! Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет рублей за 1 ед. Плата за прием документов Советского периода не взымается. Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел. Как сдать документы в архив на государственное хранение 1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив. Заключить с нами договор. Определить дату и время начала работ. Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

Подготовка документов к архивному хранению

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Подготовка дел к архивному хранению Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело.

Передача дел в архив организации

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела: постоянного хранения; временного более 10 лет хранения; по личному составу; Что должно быть в АО Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации. Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек один из них является председателем. Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием: причин сдачи в архив например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т. Образец описи документов, передаваемых в архив Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом. АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны. Образец описи электронных документов скачать Каталог готовых форм Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от

Об организации архива

Полистать демо-версию печатного журнала Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи?

Об организации архива

Все исполненные документы в организации должны своевременно передаваться в архив. О том, как правильно передать документы в архив, а также в какие сроки необходимо выполнить процедуру — читайте в статье. В данной статье вы узнаете: как осуществляется передача документов в архив организации; порядок передачи документов в архив; в какие сроки необходимо передать документы архив; как правильно составить акт передачи документов в архив. Передача документов в архив организации Передача документов в архив организации должна осуществляться ежегодно во избежание путаницы в подразделениях и накопления ненужных документов.

Оформляем дела на постоянное хранение

Помещено в тему: Архивное дело Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив: Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет. Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до листов и не превышает толщину тома в 4 см. На последнем листе тома указывается заверительная надпись, которая включает количество прошитых листов. Если подшивка бумаг может нанести вред экземпляру например, старинная рукопись , такие документы не сшиваются, а передаются в коробках или папках.

Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов. Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень.

Полезное видео: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.